Alternatif solusi penerapan teknologi informasi dalam lingkungan pemerintahan

Menimbang pemanfaatan teknologi SMS untuk mekanisme birokrasi dan aspirasi

Saat ini perkembangan teknologi informasi sebenarnya sudah jauh meninggalkan
teknis-teknis konvensional yang selama ini dilakukan bangsa Indonesia.
Terutama, kalangan birokrasi dan pemerintahan. Hambatan yang paling besar
adalah tingginya biaya yang harus dikeluarkan untuk keperluan penerapan
teknologi tersebut, disamping lemahnya kualitas sumber daya manusia sehingga
malas atau enggan menerapkan teknologi baru.

Hal ini memang tidak bisa dipaksakan, karena selain akan menghamburkan uang
rakyat, juga hasil yang didapatkan tidak akan sesuai dengan harapan. Atau
setidaknya masyarakat tidak bisa melihat ukuran yang jelas akan manfaat yang
bisa dihasilkan. Seperti contohnya adalah gagalnya penerapan e-goverment
system di
beberapa pemerintah kabupaten di Indonesia. Walaupun mungkin pihak
pemerintah mampu membangun sistem tersebut - dengan biaya miliaran - tapi
bisa dihitung dengan jari yang masih dipakai atau diupdate secara rutin.

Namun, sebenarnya tidak semua bidang teknologi informasi saat ini memerlukan
biaya yang besar kalau kita bisa jeli memilih dan menerapkannya untuk
keperluan pembangunan. Tentunya, harus pada lingkup yang tepat dan sesuai
dengan manfaat yang bisa didapatkan. Artinya, untuk keperluan sistem yang
besar, seperti remote sensing (penginderaan jauh), online public service,
aplikasi manajemen SDM, public accunting system, saat ini belum ada
teknologi yang murah.

SMS dan teknologi informasi

SMS (short message service) adalah sebuah teknologi yang lebih dikenal
sebagai layanan yang memungkinkan pesan dikirim antar telepon genggam
(handphone). Namun, dengan perkembangan teknologi informasi saat ini,
pemanfaatan maupun pengembangan fitur-fitur SMS sendiri menjadi sangat
beragam. Mulai dari keperluan kuis, promosi produk, iklan, voting, dan lain
sebagainya. Hal ini dapat terjadi karena data maupun proses pengolanan sms
telah dapat diintegrasikan dengan komputer maupun internet, sehingga dapat
diprogram untuk berbagai keperluan.

Dan yang perlu diperhatikan bahwa investasi untuk menerapkan teknologi ini
tidaklah terlalu mahal, karena memang ruang lingkup sistemnya yang cukup
kecil dan sebagian besar dapat dibangun dengan sofware opensource (gratis).
Dibandingkan dengan penerapan teknologi internet, penggunaan aplikasi sms
ini diharapkan akan lebih dapat lebih mudah diimplementasikan. Karena selain
pertimbangan biaya investasi, pengguna handphone saat ini lebih berkembang
di masyarakat daripada internet.

Dalam tulisan ini, kami ingin memberikan alternatif sebuah sistem bagaimana
kita bisa memanfaatkan (aplikasi) SMS untuk mendukung mekanisme birokrasi
maupun aspirasi dalam pemerintahan.

Model Penerapan aplikasi SMS di lingkungan pemerintah

Birokrasi adalah sebuah sistem yang mengatur alur instruksi dan kebijakan
dalam sebuah struktur manajemen. Dalam sebuah sistem birokrasi, ketepatan
dan kejelasan informasi menjadi peran yang cukup penting. Karena akan
berpengaruh sekali terhadap kualitas tindakan yang akan dilakukan pasca
keluarnya instruksi tersebut.

Salah satu fitur aplikasi SMS adalah kemampuannya yang dapat mengirim
puluhan bahkan ratusan sms per sekali kirim. Hal ini karena dilakukan oleh
aplikasi komputer dengan modem khusus sms, bukan oleh handphone. Metode ini
akan sangat membantu dalam mengingatkan para pejabat atau staff ketika akan
melakukan koordinasi, atau mengingatkan jadwal rapat. Dibanding dengan
menelepon satu per satu, maka metode ini akat sangat menghemat waktu, biaya
dan tenaga administrasi.

Fungsi kedua adalah dapat mengirimkan berita penting ke para pejabat atau
pegawai dengan satu kali klik. Jika berita itu banyak, maka dapat diisi
dengan pemberitahuan saja untuk membaca lebih lanjut beritanya di media
lain, misalnya papan pengumuman.

Selain kemampuan mengirimkan banyak SMS, aplikasi ini dapat dilengkapi
dengan fungsi tracking, sehingga SMS yang dikeluarkan atau diterima dapat
disimpan dalam sebuah database. Sehingga, pihak manajemen dapat memantau
perkembangan informasi yang telah tersebar.

Selain birokrasi, bagi para wakil rakyat, pejabat pemerintah maupun parpol
dapat menggunakan aplikasi SMS untuk keperluan manajemen aspirasi. Dengan
kemampuan mengirim dan atau menerima banyak SMS sekaligus, teknologi SMS
memungkinkan memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk dapat
diikutsertakan dalam mengatur daerahnya.

Sebagai contoh, ketika pihak pemerintah mengeluarkan sebuah kebijakan,
mereka dapat mengirimkan beritanya ke beberapa tokoh masyarakat melalui SMS.
Setelah itu, masyarakat dapat mengirim umpan balik kepada pemerintah melalui
server sms mereka. Dengan sistem pengolahan database, aplikasi akan dapat
menggolongkan pengirim SMS, sehingga dapat dianalisis pesan mana yang mesti
dipertimbangkan atau tidak. Sistem juga dapat mendata nama pengirim,
sehingga hanya yang terdaftar saja yang akan disimpan di database, dan yang
akan dikirim berita. Hal ini menghindari adanya pengirim yang tidak
bertanggung jawab, juga pengiriman sms akan lebih efektif jika hanya tokoh2
masyarakat saja yang dikirim.

Selain menarik gairah aspirasi masyarakat, sistem seperti ini dapat juga
digunakan untuk fungsi sosialisasi terhadap program pemerintah atau DPRD.
Sehingga masyarakat secara cepat dapat mengetahui perkembangan daerahnya.
Tidak hanya diketahui oleh kalangan DPRD atau pejabat pemerintahan.

Manfaat dan keuntungan aplikasi SMS

Secara umum, penggunaan sistem aplikasi SMS sebenarnya akan lebih dapat
dirasakan manfaatnya oleh masyarakat dibanding dengan penggunaan teknologi
internet untuk keperluan yang sama. Mungkin karena harganya yang tidak
terlalu mahal dan kemudahan operasionalnya. Walau masih memiliki kelemahan,
misalnya terbatasnya karakter yang bisa dikirimkan, tapi metode ini saya
kira akan lebih dapat diterima masyarakat dibanding dengan pengembangan
informasi via internet.

Agar setidaknya, penerapan IT di lingkungan pemerintah saat ini tidak
sekedar mengikuti tren-tren yang ada (misalnya internet) namun